Videoprojekte planen: ein Leitfaden von der Idee bis zum Dreh

Ein Unternehmensvideo entsteht zu großen Teilen am Schreibtisch. Wer Ziele, Inhalte, Budget und Ablauf sauber vorbereitet, dreht schneller, günstiger und mit besserem Ergebnis. Dieser Leitfaden zeigt die sechs Planungsschritte, die sich in der Praxis bewährt haben.

Schritt 1: Ziel und Erfolgskriterium definieren

Am Anfang steht nicht die Idee, sondern das Ziel. Formulieren Sie einen Satz nach dem Muster: “Nach dem Video soll [Zielgruppe] [Handlung] ausführen.” Beispiele: Interessenten fordern ein Angebot an, Bewerber schicken eine Kurzbewerbung, Bestandskunden verstehen ein neues Feature ohne Support-Anruf.

Legen Sie gleichzeitig fest, woran Sie den Erfolg messen: Anfragen, Wiedergabedauer, Klickrate. Ohne dieses Kriterium lässt sich später nicht beurteilen, ob sich das Projekt gelohnt hat.

Schritt 2: Zielgruppe und Kernbotschaft schärfen

Ein Video für “alle” funktioniert für niemanden. Beschreiben Sie die Zielgruppe konkret: Rolle, Vorwissen, typische Fragen und Einwände. Daraus leiten Sie die eine Kernbotschaft ab, die hängen bleiben soll. Mehr als eine Kernbotschaft pro Video ist fast immer ein Fehler; weitere Themen gehören in eigene Videos.

Kurz erklärt: Die Kernbotschaft ist nicht Ihr Slogan, sondern die Antwort auf die Frage: “Was soll der Zuschauer nach 90 Sekunden über uns wissen oder fühlen?” Alles im Video zahlt auf diesen einen Satz ein oder fliegt raus.

Schritt 3: Format, Länge und Kanäle festlegen

Erst jetzt geht es um die Form. Ziel und Zielgruppe bestimmen, ob ein Erklärvideo, eine Kundenstimme oder ein Imagefilm das richtige Mittel ist. Gleichzeitig legen Sie die Einsatzkanäle fest, denn sie beeinflussen technische Entscheidungen: Ein LinkedIn-Video braucht Untertitel und funktioniert oft im Hochformat, ein Website-Video läuft klassisch in 16:9.

Planen Sie Verwertung von Anfang an mit: Aus einem Drehtag lassen sich neben dem Hauptvideo meist mehrere kurze Clips für Social Media schneiden. Das verbessert die Kostenbilanz erheblich.

Schritt 4: Budget und Ressourcen klären

Spätestens jetzt braucht das Projekt einen Kostenrahmen. Die größten Posten sind Personal (intern wie extern), Drehzeit, Postproduktion und gegebenenfalls Musik-Lizenzen oder Sprecher. Eine detaillierte Aufstellung mit Sparstrategien finden Sie im Artikel zur Budgetierung von Unternehmensvideos.

Klären Sie parallel die Ressourcenfrage: Wird intern produziert, brauchen Sie Technik und Zeitfenster der Beteiligten. Welche Ausstattung für welches Vorhaben sinnvoll ist, zeigt der Leitfaden zur Ausrüstung für Unternehmensvideos.

Schritt 5: Inhalt ausarbeiten: Konzept und Drehbuch

Mit Ziel, Botschaft und Budget steht das Fundament für die inhaltliche Arbeit. Je nach Format entsteht ein ausformuliertes Skript, ein Interviewleitfaden oder ein Storyboard. Konkrete Techniken für überzeugende Skripte liefert der Artikel zum Drehbuchschreiben für Firmenvideos.

Zum Konzept gehören außerdem:

• Drehorte: verfügbar, ruhig genug für Tonaufnahmen, mit ausreichend Licht und Strom
• Personen: Wer steht vor der Kamera, wer spricht, wer gibt frei?
• Freigaben: Einverständniserklärungen für Mitarbeitende, gegebenenfalls Genehmigungen für Locations

Schritt 6: Zeitplan und Drehorganisation

Der letzte Planungsschritt übersetzt alles in einen Terminplan. Rechnen Sie rückwärts vom Veröffentlichungstermin und planen Sie Puffer ein, besonders für Feedbackschleifen, die erfahrungsgemäß am meisten Zeit kosten.

Phase	Typische Dauer	Häufigste Verzögerung
Konzept und Skript	1 bis 3 Wochen	Interne Freigaben
Drehvorbereitung	1 bis 2 Wochen	Terminfindung der Beteiligten
Dreh	1 bis 3 Tage	Überladener Drehplan
Postproduktion	1 bis 3 Wochen	Korrekturschleifen
Veröffentlichung	wenige Tage	Fehlende Kanalvorbereitung

Für den Drehtag selbst hat sich eine Shotlist bewährt: eine Liste aller benötigten Einstellungen in sinnvoller Drehreihenfolge, nicht in Erzählreihenfolge. So vermeiden Sie doppelte Umbauten und vergessene Aufnahmen. Wie Sie Drehtage und das Gesamtprojekt effizient takten, vertieft der Artikel zum Zeitmanagement in der Videoproduktion.

Checkliste für die letzte Woche vor dem Dreh

In den Tagen vor dem Dreh entscheidet sich, ob der Drehtag reibungslos läuft. Diese Punkte sollten spätestens 48 Stunden vorher abgehakt sein:

• Callsheet verschickt: Ein Dokument mit Zeitplan, Adresse, Ansprechpartnern und Telefonnummern für alle Beteiligten. Es beantwortet die Frage “Wer muss wann wo sein?” bevor sie gestellt wird.
• Technik getestet: Akkus geladen, Speicherkarten leer, Ton einmal komplett durchgetestet. Defekte Technik fällt am besten im Büro auf, nicht am Set.
• Location bestätigt: Zugang geklärt, Parkplätze, Strom, ein ruhiger Raum als Backup, falls der geplante Bereich belegt oder zu laut ist.
• Personen gebrieft: Wer vor die Kamera tritt, kennt Ablauf und Fragen, weiß, was er anziehen soll (keine feinen Muster, keine Logos fremder Marken), und hat den Termin fest geblockt.
• Freigaben unterschrieben: Einverständniserklärungen liegen vor dem Dreh vor, nicht danach.

Ein Plan B gehört ebenfalls dazu: Was passiert, wenn der wichtigste Interviewpartner krank wird oder das Wetter Außenaufnahmen verhindert? Wer die Antwort vor dem Drehtag kennt, muss sie nicht unter Druck improvisieren.

Fazit: Planung ist der günstigste Teil des Projekts

Jede Stunde Planung spart am Drehtag und im Schnitt ein Vielfaches. Wer Ziel, Zielgruppe, Botschaft, Budget, Inhalt und Zeitplan in dieser Reihenfolge abarbeitet, nimmt die häufigsten Stolpersteine vorweg: unklare Erwartungen, gesprengte Budgets und endlose Korrekturschleifen. Weitere Bausteine für Ihr Projekt, vom Casting bis zur Erfolgsmessung, finden Sie in der Übersicht zu Unternehmensvideos.